2014年度第１回 協会図書に係る検討小委員会議事禄
- 日時 2014年７月19日（土）午後０時～午後２時40分
- 場所 日本考古学協会事務所
- 出席者 白石浩之・木下正史・橋口定志・古瀬清秀、（事務局）長瀬 衛
- 欠席者 泉 拓良・佐藤宏之・白井久美子
【報告事項】
１．奈良大学・奈良大学図書館の動向
６月10日、奈良大学市川良哉理事長、浅川正美本部事務局長、図書館課長等９名による、協会図書保管状況の視察があった。
７月４日、奈良大学の浅川事務局長から、当初、寄贈図書は奈良大学構内で登録等受入作業を行う予定であったが、構内での仮置や作業スペースが確保できないため、協会からの搬入図書の受入準備は図書管理業者に委託するなど、計画の見直しをしているとの連絡があった。
【協議事項】
１．協会所蔵図書に係る今後の方針
今後、事務的な移管作業を進めるに当たり、2011年に受入れを中止していた協会寄贈図書の受入再開について検討した。これについては、特別委員会の答申にも、継続的に受入れると明記されているので、再開には特に異論はなかった。また、寄贈受入は、埋蔵文化財調査行政機関及び研究機関、関連学会、研究会からの寄贈図書と、毎年開催される総・大会図書交換会において寄贈されていた図書についても再開が確認された。しかし、再開に当たり、下記のことが検討された。
- ①継続的な受入は、先の協会図書に係る特別委員会の答申に基づき、会員および市民へ公開する主旨を尊重して実施する。また、奈良大学にもその方針を伝える。
- ②2011年３月に協会が寄贈図書の受入停止を通知した文書は会長名で、当時寄贈を受けていた行政機関等を中心に発送された経緯がある（第２回「協会図書に係る特別委員会準備会」議事録参照／協会ＨＰ掲載）。再開には、答申に基づいた協会の明確な声明を盛り込んだ通知文にする必要があるとの意見があった。
- ③また、再開に当たり、会員への広報に努め、寄贈の継続性に協力をお願いし、理解を求める。公式サイトにも説明等を掲載し、周知を図る。
２．受入再開に伴う準備と経費について
再開に伴う事務内容と経費の試算について事務局から説明があった。説明では、全面再開に当たり、年間約2,200冊を想定し、受領書、礼状、受入記録、発送等業務に新たな経費が発生すること。経費として、通信費、運送費、人件費等で最大で約700,000円の予算が見込まれ、現在の体制では困難であり、予算の担保が条件との意見であった。これに関しては、奈良大学との検討事項に加え、重複作業や削減できる業務について詳細に検討することにした。
３．再開準備と日程について
通知文の作成と送付先の一覧を、９月理事会までに作成し、理事会で承認を受け、会員には公式サイトで広報する。また、奈良大学に寄贈した図書の利用方法を含め、12月会報に詳細を報告できるよう小委員会で検討する。
４．奈良大学・奈良大学図書館との協議事項
（１）協議事項の調整については、早急に奈良大学の全体計画について情報を提供してもらう必要があり、事務的な連絡を密にして、具体的な検討項目を設け、早急に譲渡契約書（仮）および協定書等の文書を作成するとし、下記の事項が協議された。
- ①倉庫に保管している図書の搬出日程と搬出先は、奈良大学の受入体制の詳細は不明であるが、現段階では、９月頃に一括搬出する想定で準備をする必要がある。
- ②図書寄贈目録の作成と所蔵データの移行についても、登録作業の内容を確認した上、協議することとした。
（２）会員の寄贈図書利用について
奈良大学利用規則に準じ検討する。特に図書の館外貸出やコピーサービスに伴う、費用の支払い方法について確認する。
５．奈良大学・奈良大学図書館との譲渡契約および協定書の締結について
（１）早急に奈良大学と事務的な作業に入り、双方合意の基に日本考古学協会所蔵図書譲渡契約書（仮契約）および協定書等の作成と契約締結する日程を調整することを確認した。
（２）奈良大学との協議については、８月11日（火）に検討小委員会が奈良大学への表敬を兼ねて実施する予定で日程調整をすることとなった。
６．まとめ
（１）協会に寄贈される図書は、受入れを再開し、継続的に日本考古学協会寄贈図書として、奈良大学図書館に受入れてもらい、会員及び一般に公開し活用を図る。
（２）移管手続きに係る準備として、奈良大学の意向を受け、早急に仮契約書および協定書等の文案作成に着手する。
（３）次回の小委員会は、奈良大学との協議を経て、９月中に開催する予定。
日本考古学協会