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2014年度第1回 協会図書に係る検討小委員会議事禄

【報告事項】

1.奈良大学・奈良大学図書館の動向

 6月10日、奈良大学市川良哉理事長、浅川正美本部事務局長、図書館課長等9名による、協会図書保管状況の視察があった。
 7月4日、奈良大学の浅川事務局長から、当初、寄贈図書は奈良大学構内で登録等受入作業を行う予定であったが、構内での仮置や作業スペースが確保できないため、協会からの搬入図書の受入準備は図書管理業者に委託するなど、計画の見直しをしているとの連絡があった。

【協議事項】

1.協会所蔵図書に係る今後の方針

 今後、事務的な移管作業を進めるに当たり、2011年に受入れを中止していた協会寄贈図書の受入再開について検討した。これについては、特別委員会の答申にも、継続的に受入れると明記されているので、再開には特に異論はなかった。また、寄贈受入は、埋蔵文化財調査行政機関及び研究機関、関連学会、研究会からの寄贈図書と、毎年開催される総・大会図書交換会において寄贈されていた図書についても再開が確認された。しかし、再開に当たり、下記のことが検討された。

2.受入再開に伴う準備と経費について

 再開に伴う事務内容と経費の試算について事務局から説明があった。説明では、全面再開に当たり、年間約2,200冊を想定し、受領書、礼状、受入記録、発送等業務に新たな経費が発生すること。経費として、通信費、運送費、人件費等で最大で約700,000円の予算が見込まれ、現在の体制では困難であり、予算の担保が条件との意見であった。これに関しては、奈良大学との検討事項に加え、重複作業や削減できる業務について詳細に検討することにした。

3.再開準備と日程について

 通知文の作成と送付先の一覧を、9月理事会までに作成し、理事会で承認を受け、会員には公式サイトで広報する。また、奈良大学に寄贈した図書の利用方法を含め、12月会報に詳細を報告できるよう小委員会で検討する。

4.奈良大学・奈良大学図書館との協議事項

(1)協議事項の調整については、早急に奈良大学の全体計画について情報を提供してもらう必要があり、事務的な連絡を密にして、具体的な検討項目を設け、早急に譲渡契約書(仮)および協定書等の文書を作成するとし、下記の事項が協議された。

(2)会員の寄贈図書利用について
 奈良大学利用規則に準じ検討する。特に図書の館外貸出やコピーサービスに伴う、費用の支払い方法について確認する。

5.奈良大学・奈良大学図書館との譲渡契約および協定書の締結について

(1)早急に奈良大学と事務的な作業に入り、双方合意の基に日本考古学協会所蔵図書譲渡契約書(仮契約)および協定書等の作成と契約締結する日程を調整することを確認した。

(2)奈良大学との協議については、8月11日(火)に検討小委員会が奈良大学への表敬を兼ねて実施する予定で日程調整をすることとなった。

6.まとめ

(1)協会に寄贈される図書は、受入れを再開し、継続的に日本考古学協会寄贈図書として、奈良大学図書館に受入れてもらい、会員及び一般に公開し活用を図る。

(2)移管手続きに係る準備として、奈良大学の意向を受け、早急に仮契約書および協定書等の文案作成に着手する。

(3)次回の小委員会は、奈良大学との協議を経て、9月中に開催する予定。